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Donnerstag, den 04. November 2010 um 09:09 Uhr

Ab 01.01.2011 ist das maschinelle Meldeverfahren für alle Zahlstellen verpflichtend.

Maschinelles Zahlstellen-Meldeverfahren von Versorgungsbezügen

Die Zahlstelle muss ab dem 01. Januar 2011 der Krankenkasse die Meldungen durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen übermitteln. Dabei wird die Datenübermittlung an die bereits bestehenden Meldevorschriften nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) angebunden.

Verpflichtende Mitteilung durch die Krankenkassen

  • Die Krankenkassen werden jedoch bereits ab 01.01.2009 dazu verpflichtet, den am maschinellen Meldeverfahren teilnehmenden Zahlstellen alle Angaben ebenfalls elektronisch zu übermitteln.

Datenaustausch zwischen Zahlstellen und Krankenkassen

  • Die Zahlstelle meldet im Rahmen ihrer Meldeverpflichtung der zuständigen Krankenkasse Beginn und Ende sowie Änderungen von Versorgungsbezügen.
  • Damit die Daten nicht an jede Krankenkasse einzeln übermittelt werden müssen, werden sie gebündelt an die Datenannahmestellen der Krankenkassen gesandt. Im Regelfall haben Meldungen der Zahlstellen an die Krankenkassen sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen. Hierüber müssen die Krankenkassen die Zahlstellen unverzüglich informieren, da nur bei einer lückenlosen und gegenseitigen Information die Belange aller Beteiligten gewahrt werden. Diese Informationen werden den Zahlstellen ebenfalls im Rahmen des maschinellen Meldeverfahrens übermittelt.

Krankenversichertennummer

  • Im Gegensatz zu anderen maschinellen Meldeverfahren ist im maschinellen Meldeverfahren zwischen Zahlstellen und Krankenkassen die Verwendung der Rentenversicherungsnummer nicht zulässig. An ihre Stelle tritt aus datenschutzrechtlichen Gründen die Krankenversichertennummer des Versorgungsbeziehers.
  • Insbesondere bei erstmaliger Gewährung eines Versorgungsbezugs ist der Zahlstelle die Krankenversichertennummer in der Regel nicht bekannt. In diesen Fällen ist der Versorgungsbezieher zu befragen. Führt das nicht zum Erfolg, übermittelt die Zahlstelle mit der Meldung die Geburtsangaben des Versorgungsbeziehers an die Krankenkasse. Anhand dieser Daten ermittelt die Krankenkasse die Krankenversichertennummer und teilt diese der Zahlstelle mit. Die Zahlstelle kann diese Nummer dann einmalig in das Abrechnungsprogramm übernehmen.

Teilnahme ohne vorherige Anmeldung

  • Es ist nicht erforderlich, die einzelne Krankenkassen oder die Datenannahmestelle zu informieren; die erste Datenübermittlung gilt als Anmeldung zu diesem Verfahren. Die erforderlichen Informationen (z. B. Name und Anschrift der Zahlstelle bzw. des Dienstleisters, Telefonnummer) kann die Datenannahmestelle aus den angelieferten Datensätzen entnehmen. Unabhängig von den Regelungen im maschinellen Zahlstellenverfahren können einzelne Abrechnungsprogramme abweichende Voraussetzungen für die Teilnahme an diesem Meldeverfahren erfordern. Zum Beispiel ist bei einigen Abrechnungsprogrammen zum Verfahrenseinstieg ein maschineller Bestandsabgleich erforderlich.

Systemuntersuchte Programme und Ausfüllhilfen

  • Die Nutzung der Datenübermittlung im Rahmen des maschinellen Meldeverfahrens durch die Zahlstelle setzt voraus, dass ein systemuntersuchtes Entgeltabrechnungsprogramm eingesetzt wird, das diese Funktion vorsieht.
  • Alternativ haben die Zahlstellen auch die Möglichkeit, Meldungen mittels einer Ausfüllhilfe an die Krankenkassen zu übermitteln. Voraussetzung ist allerdings, dass die Ausfüllhilfe ebenfalls systemuntersucht ist.

Prüfung auf formale Richtigkeit

  • Der Dateiaufbau sowie Absender- und Empfängerangaben werden im Rechenzentrum der Krankenkassen geprüft. Finden sich Fehler, führt dies zur Totalabweisung der Datei.
  • Um eine zeitlich aufsteigende Verarbeitung der Meldungen zu gewährleisten, müssen die Dateien generell eine lückenlos aufsteigende Dateinummer enthalten. Abweichungen von einer lückenlos aufsteigenden Dateinummerfolge führen zum „Parken“ der Datei, bis die fehlende Dateilieferung eintrifft oder von der Krankenkasse bzw. deren Service-Rechenzentrum mitgeteilt wird, dass die Dateinummer übersprungen wurde und nicht mehr angeliefert wird. Bis zur Klärung erfolgt keine weitere Verarbeitung.
  • Anschließend erfolgt die formale Prüfung der eigentlichen Meldedaten. Grundlage hierfür sind die vom GKV-Spitzenverband in den Gemeinsamen Grundsätzen festgelegten einheitlichen Plausibilitätsprüfungen.

dw02_32Zahlstellenverfahrensbeschreibung (PDF, 68 KB)
 

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